(Действующий) СТО МИ пользователя «Настройка рассылки отчетов в 1С: ЗиУП 3.1»...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий
Выбор отчетов для рассылки.
1068 × 576 пикс.     Открыть в новом окне Выбор отчетов для рассылки.
    • В табличной части «Настройки отчета» указывается список параметров для формирования отчета (рисунок 7),
Настройки отчета.
1029 × 333 пикс.     Открыть в новом окне Настройки отчета.
Если вид рассылки «Свой отчет для каждого получателя», то в настройках отчета можно выбрать получателя рассылки (рисунок 8), в этом случае будут сформированы отчеты для каждого получателя рассылки,
Указать получателя рассыкли как параметр формирования отчета.
971 × 628 пикс.     Открыть в новом окне Указать получателя рассыкли как параметр формирования отчета.
Для вида отчета «Расчетный листок» доступны кнопки «Заполнить уволенными» и «Указать получателей без почты». По нажатию на кнопку «Заполнить уволенными» отбор «Сотрудник» заполняется физическими лицами, которые были уволены из организации за период (рисунок 9), при нажатии на кнопку «Указать получателей без почты» отбор «Сотрудник» заполняется физическими лицами, у которых не заполнена контактная информация «Lotus Internet Mail»
Важно!
Отборы «Период» и «Организация» должны быть заполнены, иначе появится сообщение об ошибке.
Кнопки "Указать получателей без почты" и "Заполнить уволенными".
962 × 468 пикс.     Открыть в новом окне Кнопки "Указать получателей без почты" и "Заполнить уволенными".
  • Вкладка «Расписание» – заполняется информация для автоматической рассылки, а также ответственный; для выполнения рассылки по расписанию необходимо установить флажок «Выполнять по расписанию», если флажок не установлен, то будет доступна только ручная рассылка (рисунок 10),
Вкладка "Расписание".
947 × 327 пикс.     Открыть в новом окне Вкладка "Расписание".
  • Вкладка «Доставка (эл. почта)» – отображаются основные параметры письма:
    • Если выбран вид рассылки «Отчеты указанным получателям», то возможна публикация отчетов в папке 1С, в сетевой каталог или на ftp-сервер (рисунок 11),
Публикация отчета.
1054 × 207 пикс.     Открыть в новом окне Публикация отчета.
    • Получатели рассылки – необходимо выбрать получателей, нажав на ссылку «Укажите получатетелей».
В открывшейся форме необходимо выбрать тип почтового адреса и заполнить табличную часть получателей рассылки, нажав на кнопку «Подбор», в результате откроется справочник «Физические лица» или «Пользователи» в соответствиии с выбранным типом получателей (рисунок 12),
Получатели рассылки.
841 × 455 пикс.     Открыть в новом окне Получатели рассылки.
Для заполнения списка получателей сотрудниками организации необходимо выбрать организацию и нажать кнопку «Заполнить сотрудниками», в список подтянутся сотрудники организации с соответствующими почтовыми адресами Lotus, в сообщение отобразится список пользователей, у которых адрес электронной почты Лотус не заполнен (рисунок 13).
Список получателей - сотрудников организации.
754 × 718 пикс.     Открыть в новом окне Список получателей - сотрудников организации.
    • От – указывается учетная запись электронной почты, с использованием параметров которой будет выполнена рассылка,
    • Тема – тема письма,
    • Текст – текст письма,
В теме и тексте письма есть возможность использовать параметры, для этого необходимо выбранный параметр заключить в квадратные скобки, список параметров доступен по нажатию на кнопку «Параметр» (рисунок 14):
Параметры рассылки.
408 × 383 пикс.     Открыть в новом окне Параметры рассылки.
  • Вкладка «Дополнительно»:
    • Форматы сохранения отчетов (по умолчанию) – выбор формата отчета по умолчанию (рисунок 15),
Форматы отчета.
600 × 417 пикс.     Открыть в новом окне Форматы отчета.
    • Табличная часть со списком отчетов, а также форматом каждого отчета – по умолчанию указан формат, выбранный в реквизите «Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)»,
    • Флажок «Отправлять пустой» – отчет будет отправлен, даже если пустой,
    • Флажок «Транслитерировать имена файлов»,
    • Флажок «Архивировать в ZIP» – отчеты перед отправлением будут архивироваться,
    • Флажок «Отправлять письма через скрытые копии» – если флажок установлен, то получатели увидят только свой адрес и не увидят список остальных получателей.
После заполнения всех данных необходимо сохранить рассылку.

Выполнение рассылки

Рассылка отчетов осуществляется автоматически в соответствии с указанным расписанием.
Ручная рассылка осуществляется по нажатию кнопки «Выполнить сейчас», которая доступна в форме списка и в карточке элемента справочника «Рассылки отчетов» (рисунок 16).
Ручная рассылка.
1060 × 293 пикс.     Открыть в новом окне Ручная рассылка.
При нажатии на кнопку «Выполнить сейчас» в карточке элемента, если выбран вид отчета «Расчетный листок», рассылка персонализирована («Отправлять» – «Свой отчет для каждого получателя») и указаны период и организация, то происходит поиск вновь трудоустроенных сотрудников за период, у которых указана почта Lotus. Пользователю предлагается добавить их в рассылку (рисунок 17). Отмеченные флажком сотрудники добавляются в список получателей, выполняется рассылка.
Добавление сотрудников в рассылку.
684 × 205 пикс.     Открыть в новом окне Добавление сотрудников в рассылку.
По результатам рассылки будет сформировано сообщение об успешном результате или возникших ошибках (рисунок 18).
Сообщение об успешном выполнении рассылки.
313 × 101 пикс.     Открыть в новом окне Сообщение об успешном выполнении рассылки.
Посмотреть информацию по выполненным рассылкам также можно нажав кнопку «События рассылки», в результате чего откроется журнал регистрации.

Пример настроек для рассылки отчетов «Расчетный листок»

Необходимо создать ежемесячную автоматическую рассылку расчетных листком сотрудникам организации «Эфекс Системс».
Создаем элемент справочника «Рассылка отчетов»:
  • Наименование – Расчетный листок Эфекс Системс,
  • Отправлять – «Свой отчет для каждого получателя»,
  • Получатели «Физические лица»,
  • Вкладка «Отчеты» (рисунок 19):
    • Выбираем отчет «Расчетный листок»,
    • В настройках отчета устанавливаем:
      • Период – прошлый месяц,
      • Организация – Эфекс Системс,
      • Сотрудник – [Получатель],
Пример настроек для формирования отчета "Расчетный листок".
995 × 825 пикс.     Открыть в новом окне Пример настроек для формирования отчета "Расчетный листок".
  • Вкладка «Расписание» (рисунок 20) – по необходимости:
    • Установить флажок «Выполнять по расписанию»,
    • Ежемесячно,
    • Устанавливаем день рассылки (например, 25 число),
Настройки расписания.
944 × 321 пикс.     Открыть в новом окне Настройки расписания.
  • Вкладка «Доставка (эл. почта)»:
    • Получатели (рисунок 21):
      • Почтовый адрес – Lotus Internet Mail,
      • Организация – Эфекс Системс,
      • Кнопка «Заполнить сотрудниками»,
Получатели рассылки.
695 × 691 пикс.     Открыть в новом окне Получатели рассылки.
    • От – Учетная запись Лотус,
    • Текст – убрать параметр [Способ доставки], добавить параметр [Автор] (рисунок 22),
Настройки доставки.
834 × 359 пикс.     Открыть в новом окне Настройки доставки.
  • Вкладка «Дополнительно» (рисунок 23):
    • Формат сохранения отчетов (по умолчанию) – Документ Adobe PDF (.pdf),
    • Снять флажок «Архивировать в ZIP».
Вкладка "Дополнительно".
1053 × 586 пикс.     Открыть в новом окне Вкладка "Дополнительно".
Записать и закрыть документ.
Пример полученного отчета в СЭД Lotus Notes представлен на рисунке 24.
Пример письма с расчетным листком.
620 × 366 пикс.     Открыть в новом окне Пример письма с расчетным листком.